Les 7 étapes essentielles pour organiser sa soirée d’entreprise

Depuis de nombreuses années, les entreprises misent sur des événements, soirées, team building et autres séminaires en tout genre pour permettre à leurs collaborateurs de se réunir et de passer des moments conviviaux ensemble. En effet, quoi de mieux que des activités divertissantes et originales telles la magie et l’hypnose pour une meilleure entente ?

Vous allez découvrir à travers cet article comment organiser au mieux votre soirée d’entreprise et de  quelles retombées positives vous pourrez bénéficier.

Ce type d’événement peut vite être considéré comme une grand-messe annuelle, obligatoire et parfois peu intéressante.

Nous allons voir ici que cette soirée peut être motivante, fédératrice et peut servir à diffuser un message. Cet événement entretient la motivation et rebooste les salariés. Il y a une vie aussi dans une entreprise qu’elle soit petite ou grande ce type d’événement doit être marquant et tant qu’à faire : utile.

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1. Définissez les objectifs de l’événement

La soirée peut remplir plusieurs objectifs :

  • Lancer un nouveau produit, une nouvelle marque ou gamme
  • Remercier les collaborateurs les plus méritants
  • Accueillir les nouvelles recrues
  • Diffuser les messages clefs pour l’année à venir avec ses nouveaux objectifs
  • Départ à la retraite
  • Rebooster les équipes après l’atteinte d’un jalon important pour la société

Aujourd’hui, pour communiquer avec ses équipes un simple mail ne suffit pas, il faut créer l’événement, que cela marque les esprits.

Avoir un objectif clair de l’événement vous permet de poser sur le papier quelques étapes à ne pas rater lors de la soirée.

2. Définissez le public visé

En effet si l’objectif de la soirée est de lancer un nouveau produit ou de se motiver pour l’année suivante il est important d’inviter toutes les équipes à la soirée et d’impliquer tout le monde dans le projet.

Votre soirée sera alors généralement composée d’un discours suivi d’une partie plus festive (dj, blind test, spectacle de magie) afin de permettre aux convives de repartir l’esprit rempli de bons souvenirs.

Un public de VIP peut se réunir autour d’un cocktail avec un petit discours de 30 min en amont puis une partie cocktail qui laisse une grande place aux échanges, au dialogue pendant 1h à 2h.

Le cocktail peut être animé par un groupe de jazz par exemple et un magicien qui passera de groupe en groupe étonner les convives pendant 5 à 7 min par groupe.

Pour remettre des prix ou récompenser rien de tel que la soirée spectacle. Entre chaque prix, le magicien peut intervenir en présentant un numéro de 3 -5 min qui introduit le prix en question ou les personnes récompensées. C’est alors une cérémonie haute en couleur que vous garantissez à vos convives. Ils n’auront qu’une envie… revenir l’année prochaine !

3. Vendez votre soirée

Ici il est important de valoriser votre soirée pour que la majorité des invités soit intéressés et souhaitent venir. Placez-vous du côté du client et expliquez-lui ce qu’il trouvera comme avantage à venir à la soirée.

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4. Définissez un budget adapté à l’événement souhaité

L’idée est de trouver le bon équilibre entre le budget accordé et les coûts réels pour mettre en place la soirée. Gardez une cohérence avec l’envergure que souhaite donner l’entreprise à l’événement.

Le mieux est de rédiger une liste complète de tous les postes de dépenses. Par exemple, les forfaits résidentiels, la restauration et les activités en extra, la location des espaces, les moyens techniques, etc.

Pensez à tout et veillez à respecter au plus près ce budget initial afin d’éviter les mauvaises surprises.

5. Choisissez le bon jour

Si vous prévoyez de planifier votre fête de fin d’année, sachez que la majorité des entreprises de votre région vont prévoir leur fête de fin d’année en décembre dans la même grande ville et au même moment. Pour être sûr d’avoir le choix du restaurateur, de la salle et des prestataires, il faut s’y prendre début septembre. Il se peut que vous trouviez encore chaussure à votre pied en octobre, mais attention, prévoir sa fête de fin d’année en novembre devient compliqué.

L’idéal est donc de contacter les prestataires en septembre. Demandez également à vos collaborateurs et managers la date idéale. Vous ne pourrez pas satisfaire tout le monde. Si une partie des personnes travaillent en équipe pourquoi ne pas prévoir deux soirées identiques afin que tout le monde ait la possibilité de vivre cette soirée.

Vous verrez rapidement que les jeudis et vendredis sont les jours les plus prisés.

6. Mettez en place un rétroplanning

Ce rétroplanning vous permettra de suivre quotidiennement l’organisation de votre séminaire et vous apportera une vision sur le long terme. Ainsi, vous y verrez plus clair sur les échéances à venir et à tenir (paiements, réservations) et les actions à mener. Veillez à vous laisser une petite marge de manœuvre afin de pouvoir gérer les imprévus.

7. Save the date !

Lorsque les prestataires, la salle et le restaurateur sont réservés, il ne vous reste plus qu’à envoyer les invitations. Envoyer les invitations au moins 2 mois avant la fête. Les collaborateurs prévoient aussi leurs congés très tôt, il ne faudrait pas les mettre en porte à faux.

Le jour J, n’oubliez pas de prendre des photos souvenirs de cet excellent moment. Le mieux évidemment est d’avoir pensé à engager un photographe qui se chargera d’immortaliser cet événement !

Vous êtes organisateur de soirée et souhaitez faire appel à un magicien pour un événement ? Découvrez l’ensemble de la prestation ici pour plus d’informations.

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